2020年6月8日

クラウド会計に興味はあっても、これまで使っている会計ソフトから切り替えるのは面倒で、躊躇してしまう方が多いのではないでしょうか。変えることは大変だけど、そこまでするメリットがあるのかと思ってしまいますよね。

もしくは、帳簿を付けたいけど、簿記が全く分からないので、できるだけ簡単に入力ができる会計ソフトを探している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そんな皆様には、ぜひ「クラウド会計」を始めてもらいたいです。

そこで、クラウド会計について、メリットをまとめてみました。

そもそも、クラウド会計って何？

クラウド会計とは、ネット上でブラウザから会計の帳簿が入力できる、これまでとは違った新しい会計ソフトです。

アプリをインストールしないものなので、端末や場所に縛られることなく、ネットに繋がっていればいつでもどこでも使うことができます。

クラウド会計のメリット

1．ネットさえあれば、いつでもどこでも経理できる

テレワーク勤務で会社に行けなくても、専用の端末のために出社しなくてもいいんです。

ネットが繋がっているPCやスマホがあれば、いつでもどこでも経理をすることができます。

外回りの多い方も、外出先で帳簿が入力でき、請求書機能も使えばその場で請求書を作成してメール送信できます。

2．銀行口座やカード明細の自動取り込み

実は、これが一番の機能かもしれません。

銀行口座やカード会社と連携できるので、自動でデータが帳簿に入力されるようになります。

経理は数字のデータだから、そのまま入力されていれば間違えないし楽だろうにと思いますよね。

それが叶うんです。

紙に印刷したり手で入れたりという手間が大幅に改善されることになります。相手先も漢字で入るので、さらに楽になります。相手先の情報も登録されますので、勘定科目も自動で推測して表示してくれるんです。

さらに、数字の入力ミスもなくなりますから、より信頼される帳簿を作成することができます。

3．データのバックアップとセキュリィティが万全

本来の”クラウド”会計の機能になりますね。

クラウド会計運営会社のサーバーにデータを保存するので、突然PCが壊れるなどのこちらの原因によるデータの消失を防ぐことができます。バックアップの作業も自動で行いますので、安心して経理に集中することができますね。

4．税理士へのデータの共有が簡単

クラウド会計では、ネットを通じてクラウドサーバーのデータを会社と税理士で見ることができます。データを取り出して送る作業がなくなり、問い合わせたときにすぐに確認することができます。

インストール型の会計ソフトですと、税理士に会計データを見てもらうには、データを取り出して送り、税理士に取り込んでもらってから見ることになります。そうしますと、データを送っている間は、会社ではデータを入力することができず、修正点もその場で直すことができないんですね。

さらに、インストール型ですと、同じ会計ソフトを使っている必要があり、同じであってもバージョンが異なりファイルを開くことができないこともあります。常に最新バージョンで扱えるのもメリットのひとつです。

5．簿記を知らなくても入力可能

青色申告を行うには、複式簿記で記帳しないといけません。そうしますと、日商簿記3級程度の知識は必要になります。

クラウド会計の通帳やカードの自動取り込み機能を使うと、収入や支出を自動で判別し、右と左に分けて入れてくれます。相手先の企業名も認識するので、科目まで推測してくれるんです。

特に、freeeは、会計の知識のない方に向けて開発していますので、簿記を知らないけど帳簿を作りたい方に向いたものになります。

6．店舗のPOSレジシステム（タブレット型）との相性が抜群

消費税の軽減税率制度で、機械型のレジシステムからタブレット型のレジシステムに変更されたお店もあるかと思います。機械型では、閉店後にレシートを出力して、レジの中身と売上記録を合わせて、まとめた金額を手で帳簿に入力しないといけません。

タブレット型は、逐一サーバーに売上が記録がされ、そのPOSデータをクラウド会計ソフトは取り込むことができるんです。レジと会計が別物ではなく、データで繋がっているからなんですね。閉店後にすぐ売上を把握することができ、入力と確認の手間が省けます。それも、一日まとめてでなく、お客さん一人一人の売上がわかります。つまり、お店の運営に集中できるんです。カード決済と現金売上もわかるので、資金の回転も見えますね。

まとめ

クラウド会計のメリットについて、これまでのインストール型の会計ソフトとの違いを中心にまとめました。

デジタルの数字データを、アナログの紙のデータに戻して、またデジタルデータとして入力していたのがこれまでの経理の仕事でした。面倒ですし、間違えやすいし、無駄と言ってもいい作業です。

それが、クラウド会計を使うと、デジタルデータをそのまま取り込むことができます。入力ではなく判断することが仕事になり、よりクリエイティブでやる気もでてきますね。

ただ、デメリットの部分もありますので、そちらも次のブログでまとめてみます。

合わせて判断してみてはいかがでしょうか。